Η παρούσα Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων διέπει την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων από τη Διοίκηση του Υπουργείου Ενέργειας, Εμπορίου και Βιομηχανίας (εφεξής «το Υπουργείο»).
Το Υπουργείο συλλέγει και επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τις πρόνοιες του του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων της ΕΕ («ΓΚΠΔ») και του περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και της Ελεύθερης Κυκλοφορίας των Δεδομένων αυτών Νόμου της Κυπριακής Δημοκρατίας (Ν. 125 (Ι)/2018).
- Σκοπός επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων
Το Υπουργείο επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (ΔΠΧ) για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς και δεν διενεργείται οποιαδήποτε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο προς τους σκοπούς αυτούς. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία τυγχάνουν επεξεργασίας, περιορίζονται στους αναγκαίους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία. Το Υπουργείο προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, ώστε τα δεδομένα να είναι ορθά και όπου κρίνεται αναγκαίο, να επικαιροποιούνται.
Η επεξεργασία των δεδομένων επιτρέπεται μόνο στις ακόλουθες περιπτώσεις:
i. Με τη συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων στην περίπτωση όπου το Υπουργείο δεν ενεργεί υπό την επίσημη ιδιότητά του ως Δημόσια Αρχή, κατά την οποία ασκεί δημόσια εξουσία, ή
ii. Για συμμόρφωση με την έννομη υποχρέωση του Υπουργείου, ή
iii. Για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον υπεύθυνο επεξεργασίας, ή
iv. Για την εκτέλεση σύμβασης της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος ή για να ληφθούν μέτρα κατ’ αίτηση του υποκείμενου των δεδομένων, πριν τη σύναψη σύμβασης, κατόπιν αίτησης του υποκειμένου των δεδομένων.
Η Διοίκηση του Υπουργείου προβαίνει σε συλλογή και επεξεργασία ΔΠΧ στις πιο κάτω αναφερόμενες περιπτώσεις:
- Επεξεργασία δεδομένων για σκοπούς πλήρωσης θέσεων και προαγωγών καθώς και ενημέρωσης των προσωπικών φακέλων του προσωπικού
Το Υπουργείο συλλέγει τα ΔΠΧ απευθείας από τα υποκείμενα των δεδομένων είτε μέσω της Επιτροπής Δημόσιας Υπηρεσίας,.
Η νομική βάση μπορεί να αντληθεί από τις πρόνοιες του περί Δημόσιας Υπηρεσίας Νόμου και τους σχετικούς Κανονισμούς.
Τα ΔΠΧ που συλλέγονται είναι το ονοματεπώνυμο, στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, βιογραφικό σημείωμα καθώς και αντίγραφα ακαδημαϊκών προσόντων και βεβαιώσεις πείρας.
- Επεξεργασία ΔΠΧ για σκοπούς Διαγωνισμών και Προσφορών
Η επεξεργασία γίνεται για σκοπούς διενέργειας διαγωνισμών σύμφωνα με τον περί Ρύθμισης Διαδικασιών Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων και για Συναφή Θέματα Νόμο του 2016 και για την τήρηση σχετικού αρχείου. Το Υπουργείο συλλέγει τα ΔΠΧ από τους προσφοροδότες για σκοπούς κατακύρωσης του Διαγωνισμού, ανάθεσης και υλοποίησης της σύμβασης, εντοπισμού τυχόν παραβιάσεων και για σκοπούς διαφάνειας.
Η νομική βάση μπορεί να αντληθεί από τις διατάξεις του Άρθρου 6(1)(γ) και (ε) του Κανονισμού, δυνάμει των οποίων το Υπουργείο επεξεργάζεται και αποκτά πρόσβαση σε όλα τα ΔΠΧ που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων του και προς το δημόσιο συμφέρον / άσκηση Δημόσιας εξουσίας. Το εν λόγω καθήκον απορρέει από τον περί Ρύθμισης Διαδικασιών Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων και για Συναφή Θέματα Νόμο του 2016, ως τροποποιήθηκε.
Τα ΔΠΧ που κατά κανόνα συλλέγονται είναι: Στοιχεία ταυτοποίησης, επικοινωνίας, βιογραφικά υπαλλήλων προσφοροδότη.
- Επεξεργασία ΔΠΧ για σκοπούς διαχείρισης αιτήσεων που σχετίζονται με διευκόλυνση εταιρειών στη διοικητική διαδικασία αδειοδότησης έργων στον τομέα των ανανεώσιμων πηγών ενέργειας
Η επεξεργασία γίνεται για σκοπούς διαχείρισης αιτήσεων που σχετίζονται με διευκόλυνση εταιρειών στη διοικητική διαδικασία αδειοδότησης έργων στον τομέα των ανανεώσιμων πηγών και για την τήρηση σχετικού αρχείου.
Τα υποκείμενα, δύναται, να απευθυνθούν στη Μονάδα Διευκόλυνσης Εταιρειών σύμφωνα με σχετική Απόφαση του Υπουργικού Συμβουλίου ημερ. 22/02/2023 και να ζητήσουν παρέμβαση προς τις αρμόδιες Διοικητικές Αρχές για προώθηση των διαδικασιών αδειοδοτήτησης.
Τα ΔΠΧ που κατά κανόνα συλλέγονται είναι: Στοιχεία ταυτοποίησης και επικοινωνίας καθώς και ιδιότητα.
- Κλειστό Κύκλωμα Βιντεο-παρακολούθησης – CCTV
Το Υπουργείο έχει εγκατεστημένα δύο ξεχωριστά κλειστά κυκλώματα βιντεοπαρακολούθησης σε δύο ξεχωριστά κτήρια. Το ένα από τα δύο ΚΚΒΠ είναι εγκατεστημένο στο κεντρικό κτήριο που στεγάζεται η Διοίκηση και η Υπηρεσία Βιομηχανίας καθώς και στο κτήριο της Υπηρεσίας Εμπορίου (τριώροφο κτήριο). Το δεύτερο σύστημα ΚΚΒΠ βρίσκεται στο εφταώροφο κτήριο επί της οδού Ανδρέα Αραούζου αρ. 15 όπου βρίσκονται οι Υπηρεσίες Ενέργειας και Υδρογονανθράκων. Οι κάμερες λαμβάνουν εικόνες από τα σημεία στα οποία είναι εγκατεστημένες όταν υπάρχει κίνηση στην εμβέλειά τους. Κυρίως είναι τοποθετημένες σε κρίσιμα σημεία εισόδου και εξόδου στην περιφέρεια του κτηρίου εξωτερικά αλλά και μικρός αριθμός καμερών στο εσωτερικό του κεντρικού κτηρίου όπου κρίθηκε σκόπιμο για σκοπούς ασφάλειας. Ο χρόνος διατήρησης των δεδομένων εικόνας είναι περίπου ενάμισυ μήνας, ανάλογα με την κίνηση που μπορεί να επισημανθεί από τις κάμερες εφόσον η λήψη εικόνας ενεργοποιείται μόνο με την κίνηση.
- Η νομική βάση της επεξεργασίας αντλείται από τις διατάξεις του Άρθρου 6(1)(στ) του ΓΚΠΔ καθώς και από τις πρόνοιες της Νομοθεσίας περί Κανόνων Ασφαλείας Διαβαθμισμένων Πληροφοριών και Εγγράφων και Υλικών του 2021 και των συναφών Διαταγμάτων (ΚΔΠ 410/2013, 673/2004, 67/2005). Η ύπαρξη ΚΚΒΤ απαιτήθηκε από εμπιστευτικές εκθέσεις της Εθνικής Αρχής Ασφάλειας (ΕΑΑ) σε πρόσφατες επιθεωρήσεις της στο Υπουργείο. Ακολούθησε Απόφαση Υπουργικού Συμβουλίου με ημερ. 28/7/2022 - Αρ.ΕΜ93.396 με την οποία εξουσιοδοτούνται οι Υπουργοί να προβούν στην αποκατάσταση των παρατηρήσεων της ΕΑΑ μέχρι τις 31/07/2023.Προσδιορισμός αποδεκτών των προσωπικών δεδομένων
Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τυγχάνουν επεξεργασίας μόνο από εξουσιοδοτημένο προσωπικό του Υπουργείου. Εντούτοις, το Υπουργείο δύναται να κοινοποιεί δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στις πιο κάτω περιπτώσεις:i. Σε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή άλλο φορέα, εάν το απαιτεί οποιαδήποτε νομοθεσία ή δικαστική απόφαση ή απόφαση αρμόδιας αρχής.ii. Σε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή άλλο φορέα, που το Υπουργείο έχει αναθέσει την εκτέλεση της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων για λογαριασμό του.
- Διαβίβαση των προσωπικών δεδομένων
Εκτός από τις πιο πάνω περιπτώσεις, το Υπουργείο δεν διαβιβάζει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό.
Νοείται ότι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας έχει υποχρέωση γνωστοποίησης οποιοσδήποτε αλλαγής σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στους αποδέκτες, δυνάμει του άρθρου 19 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ).
- Χρονικό διάστημα αποθήκευσης των προσωπικών δεδομένων
Το Υπουργείο διατηρεί τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία συλλέγει, βάσει του περί του Κρατικού Αρχείου Νόμου του 1991 (Ν. 208/1991).
- Δικαιώματα υποκειμένων των δεδομένων
Ο ΓΚΠΔ ορίζει τα δικαιώματα των υποκειμένων σε σχέση με τα προσωπικά τους δεδομένα ως εξής:
Δικαίωμα πρόσβασης
Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε αίτημα πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν και να ενημερωθείτε για τη διαδικασία επεξεργασίας τους, καθώς επίσης να ζητήσετε αντίγραφο αυτών.
Δικαίωμα διόρθωσης
Έχετε το δικαίωμα να αιτηθείτε διόρθωση ή συμπλήρωση των προσωπικών σας δεδομένων.
Δικαίωμα ενημέρωσης κατά τη λήψη της συγκατάθεσης
Στις περιπτώσεις όπου χρειάζεται η συγκατάθεσή σας για την επεξεργασία των δεδομένων σας, το Υπουργείο σας δηλώνει με σαφήνεια πως θα χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν.
Δικαίωμα διαγραφής ή περιορισμού της επεξεργασίας
Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε διαγραφή μέρους ή συνόλου των προσωπικών σας δεδομένων, εφόσον δεν επιθυμείτε πλέον την επεξεργασία τους και εφόσον δεν συντρέχουν θεμιτοί ή νομικοί λόγοι για το Υπουργείο να συνεχίζει τη διατήρησή τους.
Δικαίωμα εναντίωσης
Έχετε δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων και τότε σταματά η επεξεργασία τους, εκτός αν υφίστανται επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία τους, οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, δικαιωμάτων και ελευθεριών σας ή το Υπουργείο έχει υπέρτερο έννομο συμφέρον.
Δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσης
Στις περιπτώσεις όπου η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων γίνεται βάσει συγκατάθεσης σας, έχετε το δικαίωμα να την ανακαλέσετε οποτεδήποτε.
Νοείται ότι η απόσυρση της συγκατάθεσης δύναται να μην επιτρέπει στο Υπουργείο να χειριστεί το αίτημά σας, ώστε να σας παρέχει συγκεκριμένες υπηρεσίες/χορηγίες/εγκρίσεις. Εάν αυτό ισχύει, το Υπουργείο θα σας ενημερώσει προτού θέσει σε ισχύ την ανάκληση της συγκατάθεσης σας.
Νοείται ότι η ανάκληση της συγκατάθεσης δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε πριν την ανάκλησή της.
- Συνέπειες μη παροχής προσωπικών δεδομένων
Σε περίπτωση μη παροχής των προσωπικών σας δεδομένων ή σε περίπτωση άσκησης του δικαιώματος σας για διαγραφή ή για περιορισμό της επεξεργασίας ή για εναντίωση στην επεξεργασία ή για ανάκληση της συγκατάθεσης σας, το Υπουργείο ενδέχεται να μην μπορεί να χειριστεί το αίτημά σας.
- Αλλαγές στην Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων
Το Υπουργείο διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιεί το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων σε τακτά χρονικά διαστήματα, κατά τη διακριτική του ευχέρεια. Παρακαλούμε όπως ενημερώνεστε από την σελίδα του Υπουργείου για καινούργιες πληροφορίες σχετικά με τις πρακτικές της πολιτικής μας, ώστε να είστε πάντα ενήμεροι για τον τρόπο με τον οποίο επεξεργαζόμαστε και προστατεύουμε τα προσωπικά σας δεδομένα.
- Δικαίωμα υποβολής παραπόνου
Σε περίπτωση που κρίνετε ότι τα προσωπικά σας δεδομένα υφίστανται μη νόμιμη επεξεργασία, είτε σε περίπτωση που τυχόν αίτημά σας σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα δεν απαντηθεί (εγκαίρως) ή δεν ικανοποιηθείτε από την απάντηση, έχετε το δικαίωμα υποβολής παραπόνου στο γραφείο της Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
- Επικοινωνία με την Υπεύθυνη Προσωπικών Δεδομένων
Το Υπουργείο Ενέργειας, Εμπορίου και Βιομηχανίας (Διοίκηση), σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679, όρισε Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (ΥΔΠ), και τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να επικοινωνούν μαζί του, για θέματα που σχετίζονται με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων τους και με την άσκηση των δικαιωμάτων τους, σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679.
Υπεύθυνη Προσωπικών Δεδομένων Υπουργείου Ενέργειας, Εμπορίου και Βιομηχανίας:
Κλαίρη Κουρτέλλα, Ανώτερη Διοικητικός Λειτουργός, Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο: ckourtella@papd.mof.gov.cy, τηλέφωνο 22 867280
